Opvolgen

Het Kunstendecreet voorziet in principe slechts in één kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarde: de uitvoering van het door de organisatie zelf opgestelde meerjarige beleidsplan, al dan niet bijgeschaafd in aangepaste en jaarlijks geactualiseerde actieplannen.

Dit actieplan behelst zowel een artistiek-inhoudelijk als een zakelijk-financieel luik en geldt als engagementsverklaring van de organisatie aan de overheid. Hiermee geeft de organisatie aan wat zij wil verwezenlijken met de verkregen middelen, en waarop zij bijgevolg mag en moet afgerekend worden. Beide luiken van dit beleidsdocument zijn van essentieel belang: in het Kunstendecreet dekt de term kwaliteitsbeoordeling zowel het artistiek-inhoudelijke als het zakelijk-financiële aspect.

De geactualiseerde actieplannen worden per brief opgevraagd en moeten bij het agentschap worden ingediend tegen uiterlijk 1 november van het jaar voorafgaand aan het betreffende werkingsjaar.

 

Identificatie van het dossier

Het is aan te raden om uw geactualiseerd beleidsplan steeds te starten met een identificatieluik van uw dossier, dat minstens de volgende elementen bevat:

• vermelding van de referentie van uw dossier zoals opgenomen in de toekenningsbrief van het agentschap aan uw organisatie waaruit blijkt dat uw organisatie gesubsidieerd zal worden. 
• vermelding van de naam en zetel van uw organisatie
• vermelding van het toegekende subsidiebedrag.

U kunt ook eventueel andere vermeldingen die u nuttig acht voor de administratie bij de verwerking en advisering van uw dossier aan dit onderdeel toevoegen.

 

Geactualiseerd actieplan

Het Kunstendecreet schrijft voor dat voor elk werkingsjaar de kunstenorganisatie een geactualiseerd actieplan moet indienen bij het agentschap, uitgaand van de middelen die de Vlaamse overheid ter beschikking stelt. Het oorspronkelijk meerjarig beleidsplan ging uit van een gewenst subsidiebedrag; het geactualiseerd actieplan moet het toegekende subsidiebedrag als uitgangspunt nemen.

In het geactualiseerde actieplan moet u als organisatie in detail uiteenzetten hoe u tijdens het komende werkingsjaar uw artistieke, inhoudelijke en zakelijke beleidsvisie gaat realiseren.

Het is belangrijk hierbij te vertrekken van de structuur en de inhoud van het beleidsplan dat u bij het oorspronkelijke aanvraagdossier indiende.

U dient duidelijk aan te geven op welke punten er afgeweken zal worden van het vorige document. Bij wijzigingen moet u aangeven waarom er wordt afgeweken, en wat de eventuele gevolgen zijn voor uw structurele werking.

U dient ook in een korte tekst aan te tonen hoe uw organisatie de vereisten van het Kunstendecreet invult, indien er op dit vlak wijzigingen zijn tegenover het oorspronkelijk plan.

Tenslotte neemt u in het document een gedetailleerde geactualiseerde begroting op van inkomsten en uitgaven, en een activiteitenkalender voor het betreffende jaar. Hiervoor vult u best het begrotings- en afrekeningsformulier dat u al voor de aanvraag invulde, verder aan.

 

Algemene aanbevelingen

Om het document gebruiksvriendelijk te maken vraagt het agentschap:

• een inhoudstafel bij het document te voegen
• dat elke pagina van het document genummerd wordt
• dat het document losbladig wordt ingediend, (met paperclip, of in ringmap, kaft, ...)
• dat nagekeken wordt dat de indeling in hoofdstukken, alinea’s, paragrafen enz. elkaar structureel en cijfermatig opvolgen.

We vragen dat u het aantal pagina’s tracht te beperken. Een geactualiseerd beleidsplan geeft de wijzigingen weer, en geldt als een aanvulling op het oorspronkelijk dossier. Tenzij het gaat om grote en fundamentele wijzigingen, kan dit op een aantal pagina’s worden weergegeven.